Consejos importantes para cuando quiera usar voluntarios para pintacaritas en su evento

enero 21, 2014 kscope

Algunas veces cada día (o diez veces al día en junio o septiembre) recibimos llamadas de clientes que quieren que “donemos nuestro tiempo” o “intercambiemos pintacaritas gratis por anuncios”. Todos nuestros artistas son profesionales con sus propias familias o con  deuda estudiantil (y a veces viven ambas situaciones). Les pagamos a nuestro equipo en la oficina y a los artistas salarios justos. Debe saber que por este motivo enviar un artista a un evento nos cuesta, como mínimo, $70 por cada hora de entretenimiento solamente por los sueldos de los trabajadores. Agregando los productos y los disfraces, esta cifra aumenta en $10 o 20 por fiesta y por todos nuestros gastos generales (como este sitio web y las formaciones para nuestros artistas) considere que la cifra aumenta otra vez entre  $10-20 por cada fiesta.

Entendemos (mas no compartimos) por qué en muchos de los e-mails o las llamadas los organizadores que trabajan en una institución sin fines de lucro piensan que solamente pueden pedirnos voluntarios. También entendemos (mas no compartimos) cuando nos comentan que no quieren pagar tanto cuando en realidad su meta es recaudar más dinero. Debe considerar que somos profesionales líderes en nuestro sector, con una gran experiencia que nos avala y que con nosotros las organizaciones sin fines de lucros normalmente ganan dinero con nuestros planes y con el talento de nuestros artista pero sabemos que es difícil contratar un servicio profesional con el dinero no lucrativo de una escuela, iglesia, hospital o fundación.

Por esto le facilitamos este guía para cuando trabaje con voluntarios. Queremos que todos las familias tengan una experiencia buena y los niños estén contentos y seguros con nuestras actividades. Nuestros precios son justos y nuestra relación calidad-precio es excelente. Sin embargo, es posible que usted prefiera voluntarios en su evento. En este caso, queremos asegurarnos que no tenga una experiencia horrible si confía en ellos y no en nuestros artistas al ofrecer actividades de pintacaritas en su próxima fiesta o evento.

Puede distribuir esta lista a todos sus voluntarios:

1. Use productos seguros

La primera regla cuando se trabaja con niños siempre es asegurar que los niños estén seguros.

Sabemos que esto podría parecer obvio pero nada es más importante para ellos, para nosotros y también para usted. Más allá del entretenimiento siempre debe priorizar la seguridad. Nosotros siempre usamos el maquillaje que está conforme con las reglas de la Food and Drug Administration (FDA) del gobierno federal de los Estados Unidos y puede tener confianza en negocios como Silly Farm, cuyo único fin es vender productos de calidad para artistas.

Necesita saber que las pinturas acrílicas de Walmart o Dollar General casi siempre tienen metales pesados para pigmentar la pintura que en algún momento, con una larga exposición, pueden provocar cáncer de piel. Además, inmediatamente pueden generar en los niños una reacción alérgica, un sarpullido o algunas cicatrices. Si lo desea, puede hacer un click aquí para ver cómo parecen las reacciones alérgicas a la pintura que no es, en realidad, maquillaje profesional.Las imágenes son fuertes.

Las brillantinas y purpurinas que no son especialmente para rostros no son seguras tampoco: necesita algo que no tenga lados afilados y que pueda comprarse en una tienda de maquillaje en el mall o con los distribuidores de face paint en línea.

También, los face paints que puede comprar en una tienda de crafts como Michael’s o Joann’s Fabrics no tienen la calidad necesaria y no son profesionales. El problema es que no son regulados por la FDA (no es maquillaje artístico) pero negocios como Silly Farm o FacePaint.com son confiables. Puede estar seguro que los profesionales como Kaleidoscope nos regulamos a nosotros mismos.

2. Los artistas deben estar limpios y procurar higiene en el proceso

Los gérmenes, virus y otras infecciones más pueden transmitirse a través de los pinceles y de las esponjas sucias. Lo que necesita hacer para asegurar que nadie se enferme es:

  1. Limpie sus manos cuando termine el trabajo con cada niño con el gel antibacterial.
  2. Use una esponja nueva y diferente para cada niño (puede comprarlas en los mismos lugares donde también compra el maquillaje).
  3. Limpie los pinceles en el espacio de tiempo que se genera entre la sesión de un niño y la siguiente (puede comprar los pinceles y un gel antibacterial para pinceles de maquillaje en los mismos lugares donde compra el maquillaje).
  4. Use los hisopos o cotonetes para los labios.

3. Intente calcular cuántas caras puede pintar cada voluntario en una hora

Un artista profesional normalmente puede pintar de 10 a 12 caritas cada hora con diseños más complicados o de 15 a 25 con otro tipo de diseños. Para los voluntarios nuestro trabajo parece fácil pero según nuestra experiencia ellos necesitan 10 minutos por cada cara, que significa que sólo atienden a 6 niños cada hora (no importa si el diseño es complicado o simple).

Si puede encontrar 10 niños para pintar y contar cuánto tiempo necesita por cada niño podrá hacer una ecuación simple para determinar cuántos artistas necesitan contratar por cada hora:

[numero de niños que espera] ÷ [cuántas caras puede hacer cada hora] = [cuántas horas necesita]

Probablemente esta operación ayudará a determinar cuántos voluntarios usted necesitaría para el evento para pintar a todos los niños (porque debe saber que sí, todos van a querer pintacaritas).

[cuántas horas necesita] ÷ [el tiempo que tiene por el evento] = [cuántos voluntarios necesitaría]

Si esto es más de 5 o 6 voluntarios le recomendamos otra ecuación:

[número de niños que espera] ÷ 25 ÷ [el tiempo que tiene por el evento] = [cuántos artistas de ¡Pronto pinta! necesitaría]

4. Conozca sus limitaciones

Si no puede dibujar o si nunca ha hecho pintacaritas use un catálogo de cosas simples: corazones, estrellas, letras, etc. Los niños probablemente han hecho diseños como los tigres por toda su cara, mariposas con un montón de brillantina o unicornios con cuernos reales. Poder expresar sus limitaciones mientras los niños están en su fila va a facilitar el trabajo y además nos aseguramos que ningún niño va a estar frustrado si pensaba que podría ser Iron Man y el voluntario no lo puede dibujar.

5. Considere un toldo o la habilitación de un área específica

Nunca sabemos nada cierto acerca del clima en Nueva Inglaterra. ¿Puede soportar el sol del verano por más de 30 minutos? El sol cambiará sus posiciones. ¿Estará a gusto en la sombra?  ¿Tiene un toldo por si, de repente, llueve? ¿Tiene alguien que pueda ayudarle a controlar la fila si es muy larga? ¿Va a querer (o necesita) agua?

Piense en cada detalle para prevenir posibles problemas en cualquier evento.

Recuerda que, normalmente, los artistas profesionales pueden ayudarle a recaudar fondos. Hemos trabajado para la Komen Foundation, Hartford WICC, JDRF, American Red Cross y también para un montón de clubs de fútbol, iglesias, escuelas y organizaciones de todos los tipos. Nuestro equipo de artistas profesionales para eventos pueden trabajar para que su dinero sea una inversión y no un gasto.

Lea más sobre cómo puede recaudar fondos a través del entretenimiento >>


Categories: ayuda para planificar fiestas, eventos promocionales y de marketing, ideas para fiestas corporativas y profesionales

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